کتاب مدیریت زمان موثر اثر کریس کرافت، به نظریه جدیدی در جهت رسیدن به زمان‌بندی کارآمد با توجه به متفاوت بودن افراد و زندگی‌هایشان و پیچیدگی موضوع مدیریت زمان پرداخته و کمک‌تان می‌کند تا زمان را به صورت روزانه مدیریت کنید.

کریس کرافت (Chris Croft) به شما می‌گوید که بعضی‌ از کارها اختیاری هستند و امکان دارد به درد شما و شیوه کاری شما بخورند و یا شاید هم اینطور نباشند. بعضی‌ از کارها نیز ضروری‌ هستند و اگر آن‌ها را انجام‌ ندهید، دچار ناکارآمدی، دردسر، استرس، ناکامی، شکست، تنهایی و ناامیدی در زندگی می‌شوید. کتاب مدیریت زمان موثر (Efficient time management) با معرفی کردن چندین استراتژی عملی باعث می‌شود که شما بتوانید در انجام فعالیت روزانه از آن‌ها استفاده کنید. اگر این استراتژی‌ها فقط باعث صرفه‌جویی یک ساعت در هفته شوند، به این معنی است که یک هفته در سال صرفه‌جویی کردید. یک زمان دست نخورده و بی‌وقفه که مال خود شماست.

کرافت در این کتاب به شما نشان خواهد داد که چگونه می‌توانید با ایجاد رویکردهایی اصولی برای کارهای تکرار شونده باعث کاهش ناکارآمدی، نظم دادن به محیط کاری و استفاده از یک سازوکار موثر به منظور بایگانی کمتر شوید و محیطی پربار را فراهم آورید. او همچنین نحوه تهیه و مدیریت لیست‌های انجام کار، سازمان‌دهی اطلاعات حجیم روزمره، استفاده از نرم‌افزارها برای افزایش بهره‌وری و مدیریت ایمیل‌ها را به شما خواهد آموخت.

کارآمدترین افراد از تکنولوژی و سازوکارهای تثبیت‌ شده در سامان‌دهی برای مدیریت امور استفاده و از زمان خود حداکثر استفاده را می‌کنند.

در این اثر خواهید دید که چطور باید از این ترفندهای مدیریتی استفاده کنید تا برای شما نیز تاثیرگذار باشند.

در بخشی از کتاب مدیریت زمان موثر می‌خوانیم:

هر فعالیت تکراری‌ که باعث اتلاف وقت می‌شود، ارزشش را دارد که کمی وقت صرف علت این مشکل و بعد برطرف کردن آن کنید. هر فعالیت تکراری همیشه وقت شما را تلف می‌کند. آیا راهی وجود دارد که بوسیله آن بتوانید به‌طور خودکار آن را انجام داد یا دست‌کم راه سریع‌تری برای انجامش پیدا کرد؟

اگر مدیر هستید، پس باید برای هر چیزی تکرار شونده‌ای یک راه‌حل اصولی پیدا کنید و بعد آن فعالیت را به شخص دیگری واگذار کنید تا برای کارهای خلاقانه وقت داشته باشید. اگر کاری خلاقانه نیست، پس وقت‌ شما را تلف می‌کند. هرچیز غیرخلاقانه‌ای می‌تواند سیستماتیک شود.

به‌ عنوان مثال مشتری داشتم که مدیرعامل یک شرکت پنجره‌سازی و لوازم نصب پنجره بود. ابزارالات و یراق و پیچ‌هایی که با پنجره به محل ساخت خانه فرستاده می‌شوند. هروقت نصاب‌ها در حین کار دستگیره یا پیچی گم می‌کردند، از بسته‌های جدیدی که تازه رسیده بود، یک پیچ یا دستگیره برمی‌داشتند و بعد ادعا می‌کردند که جعبه جدید اصلا دستگیره نداشته است. خب، بعد شرکت تماس‌هایی دریافت می‌کرد که از ناقص بودن جعبه شکایت داشتند و مدیرعامل هرروز چند ساعت وقت صرف جواب دادن به این تماس‌ها می‌کرد که البته خود این کار اصلا درست نبود.

مدیر عامل مسلما باید سازوکاری ایجاد می‌کرد و این مسئولیت را به آدم پایین ‌رتبه‌تری می‌سپرد که حقوق کمتری می‌گیرد. مثلا می‌توانست به منشی‌اش اجازه دهد تا یک بسته پیج دیگر به محل اجرای کار بفرستد چون قیمت‌ ان پیچ‌ها خیلی زیاد نیست. یا بهتر از ان سیستمی را ایجاد کند تا جلوی این اتفاق را بگیرد. مثلا پیچ‌ها بر اساس رنگ نشانه‌گذاری شوند تا برای یک پنجره دیگری استفاده نشود و یا جعبه‌ها را وقتی به محل ساخت می‌رسند بازرسی کنند و از کامل بودن‌شان مطمئن شوند یا اگر هزینه‌ش چیزی نمی‌شود، تو هر جعبه پیچ‌های اضافی بگذارند.راه‌حل هرچی که باشد، این مدیر باید به این مشکل کوچکی که هر روز ساعت‌ها وقتش را تلف می‌کند، نظم بدهد، ساعت‌هایی که می‌توانند صرف برنامه‌ریزی برای آینده شرکت شوند. پس روال کار باید به این شکل باشد که اول جلوی اتفاق افتادن مشکل را بگیرید. اگر هم امکانش نیست، پس به صورت خودکار درستش کنید و یا واگذارش کنید تا دیگر وقت‌تان را نگیرد و اگر واقعا راهکار دیگری نیست، می‌توانید راهی پیدا کنید تا با داشتن یک فرآیند بهتر کارهای تکراری را سریع‌تر انجام دهید.

فهرست مطالب
مقدمه
مدیریت کارهای تکراری
چطور ناکارآمدی را کاهش بدیم
چطور میز کار بهتری داشته باشیم
گذاشتن وسایل در جای درست
چطور کمتر بایگانی کنیم
استفاده حداکثر از اوقات فراغت
گوش دادن بیشتر برای صرفه‌جویی در وقت
استفاده از یک لیست اصلی
استفاده از لیست روزانه
استفاده موثر از تقویم
همه چیز را یادداشت کنید
استفاده یا عدم استفاده از کاغذ
مرز مشخص میان کارها
بایگانی براساس تاریخ
بایگانی بر اساس شرایط
توصیه‌هایی برای تایپ کردن
افزایش بهره‌وری بوسیله اَپ‌ها
استفاده بهینه از وُرد و اکسل
ارتباط ابرمحور (فضای ابری)
استفاده از رسانه مناسب
ارسال ایمیل‌های ساده
اطمینان از دریاف پاسخ
اطمینان از عدم دریافت پاسخ
تناوب مناسب برای بررسی ایمیل‌ها
نحوه پاک‌سازی صندوق ورودی
فردا انجامش بدهید
نکاتی برای بایگانی ایمیل‌ها
نتیجه‌گیری