جمعه گذشته (۲۶ فروردین) اعلام شد طبق بخشنامه­‌ای جدید، وزیران و رئیسان دستگاه­‌های دولتی می­‌توانند برای خود «جانشین» انتخاب کنند. این بخشنامه خطاب به همه «دستگاه­‌های اجرایی» موضوع ماده پنج قانون مدیریت خدمات کشوری صادر شده است.

 این بخشنامه شامل همه وزارتخانه­‌ها، مؤسسه‌های دولتی، مؤسسه‌ها یا نهادهای عمومی غیردولتی، شرکت­‌های دولتی و همه دستگاه­‌هایی که شمول قانون بر آن­ها، مستلزم ذکر و یا تصریح نام است؛ همچون شرکت ملی نفت ایران، سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، بانک مرکزی، بانک­‌ها و بیمه‌های دولتی و ... .

بر اساس این نامه، «میثم لطیفی» رئیس سازمان اداری و استخدامی کشور به وزیران و رئیسان سازمان‌های مستقل زیر نظر رئیس‌جمهوری اعلام کرده که می‌توانند با توجه به گستردگی وظایف و عضویت‌شان در شوراها و کمیسیون‌های مختلف، به‌منظور افزایش سرعت و دقت در ایفای امور محول، بخشی از وظایف قابل واگذاری خود را «به‌صورت مشروط» به یکی از معاونان یا مقام‌های همترازشان با عنوان «جانشین» تفویض کنند.

از افزایش دقت و سرعت تا شفافیت و تمرکز بهینه
همان­گونه که در این بخشنامه آمده، اجازه تعیین جانشین، نقش موثری در افزایش سرعت امور خواهد داشت. آن­ها که با روندهای اداری و دیوان­‌سالاری (بوروکراسی) بسیار پیچیده، چندلایه، زمان­‌بر و طولانی کشور آشنا هستند، به­ خوبی می­‌دانند اهمیت این نامه در چیست؛ بر اساس رویه­‌های کنونی که سال­‌هاست در نظام اداری ما حاکم است، بسیاری از امور مهم و غیرمهم (و حتی جزئی) برای به جریان افتادن، نیازمند دستور بالاترین مقام دستگاه دولتی هستند و از آن بدتر، دستور کتبی یا امضای این شخص را نیاز دارند. این موضوع به­ خودی خود سبب اتلاف‌وقت فراوان، کندی جریان کارها و حتی گاهی کاهش دقت شخص وزیر یا رئیس می­‌شود زیرا «یک فرد» باید علاوه بر حضور در جلسه‌ها، هیات­‌ها و شوراهای مهم و شرکت در تصمیم­‌سازی­‌های متعدد، تک­‌تک نامه­‌های کتبی محول شده به بالاترین مقام را بخواند و سپس امضا کند تا اجازه ابلاغ و اجرا داشته باشند.

براساس رویه­‌های کنونی که سال­‌هاست در نظام اداری ما حاکم است، اجرای بسیاری از امور مهم و غیرمهم ، نیازمند دستور بالاترین مقام دستگاه دولتی بوده و از آن بدتر، دستور کتبی یا امضای این شخص را نیاز دارند که همین موضوع سبب اتلاف‌وقت فراوان، کندی جریان کارها می­‌شود.از طرفی مدیری که به جای خوانش و امضای ده­‌ها نامه در روز، وقت خود را به سیاست­گذاری بیشتر بگذارد، علاوه بر اینکه انرژی بیشتر و ذهن بازتری برای امور دارد، دقت و نظارت بیشتری بر کارهای اجرایی سازمان خود خواهد داشت و به معنای اخص کلمه، امور را به­ صورتی بهینه مدیریت خواهد کرد. هنچنین روشن است که دو نفر (رئیس و جانشین) امکان پردازش بهتر و بیشتر و دقت بالاتری در امضای نامه­‌ها و سیاستگزاری و اجرا خواهند داشت و از بسیاری اشتباهات ناگزیر این­چنینی جلوگیری خواهد شد.

از جنببه مبارزه با فساد نیز تا حدی ارزش امضاهای طلایی منحصر در یک فرد کاهش خواهد یافت و جریان احتمالی هرگونه فساد، مستلزم عبور از دو نفر خواهد بود و همین امر، شفافیت و مسئولیت را بالا خواهد برد؛ به­ ویژه که در متن بخشنامه آمده «تفویض اختیارات به فرد جانشین، موجب سلب مسئولیت مقام تفویض کننده نخواهد بود».

محدوده اختیارات و ممنوعیت افزایش پست سازمانی
در بخش دیگری از این بخشنامه آمده است: «در هر وزارتخانه یا سازمان مستقل زیر نظر رئیس جمهور، صرفاً یک جانشین می‌تواند منصوب شود» و نیز تأکید شده «هرگونه توسعه تشکیلاتی ممنوع است و پُست سازمانی شخص جانشین باید به‌صورت ترکیبی و با نام در سامانه ملی مدیریت ساختار دستگاه‌های اجرایی ثبت شود».

این موضوع از ان رو اهمیت دارد که با تعیین سمت جانشین، قرار نیست پست سازمانی جدیدی اضافه و بار مالی جدیدی بر بودجه کشور تحمیل شود؛ به­‌ ویژه که همین تعداد پست سازمانی موجود نیز بسیار بالاست و بارها مورد انتقاد کارشناسان قرار گرفته است؛ پست‌هایی که علاوه بر پیچیده کردن بیهوده ساختار اداری، سرعت و شفافیت امور را کم می­‌کنند و نظارت و چابکی سازمانی را می­‌کاهند.

به این ترتیب قرار است پست جانشین یه صورت ترکیبی لحاظ شود؛ به طور نمونه پست «معاون وزیر و جانشین» یا «مشاور رئیس و جانشین» و ... .

در بند دیگری از بخشنامه سازمان اداری و استخدامی کشور آمده «ابلاغ جانشینی به‌صورت زمان‌دار و با تعیین دقیق مسئولیت‌ها و اختیارات صادر شده و متن ابلاغیه در صفحه اصلی درگاه‌های اطلاع‌رسانی مربوط منتشر و در دسترس عموم قرار گیرد» و «استفاده از عنوان جانشین و پُست‌های ترکیبی در مکاتبات و مناسبات اداری، صرفاً در امور مربوط به این تفویض اختیار مجاز است».

موضوع تعیین محدوده اختیارات، از بسیاری چالش­‌های آینده خواهد کاست و امکان نظارت موثرتر را به بالاترین مقام دستگاه دولتی خواد داد. از طرفی زمان­دار بودن جانشینی، وزیر یا رئیس سازمان را مختار خواهد کرد که در صورت عدم کارایی فرد منصوب، امکان تعویض احتمالی او را داشته باشد و انگیزه بیشتری هم به شخص «جانشین» خواهد داد تا امور را با دقت و صحت بهتری به انجام برساند.

فرصتی برای تسریع و تسهیل امور شهرستان­‌ها
بخشنامه جدید علاه بر اینکه تصریح دارد، مواردی از قبیل عضویت در هیأت دولت و کمیسیون‌های مربوط و آن‌دسته از شوراها، مجامع، هیأت‌ها و... که به موجب قوانین و مقررات برای شخص وزیر یا رئیسان این سازمان‌ها تعیین شده است، قابل تفویض نیست، نکته مهمی را نیز مغفول نگذاشته و آن استفاده از ظرفیت حضور جانشین رئیس در استان­‌هاست.

تعیین محدوده اختیارات، از بسیاری چالش­‌های آینده خواهد کاست و امکان نظارت موثرتر را به بالاترین مقام دستگاه دولتی خواد داد.یکی از مشکلات دیرپای نظام اداری کشور، تمرکز بیش ازحد و گاه غیرضروری امور در مرکز (چه مرکز کشور یعنی پایتخت و چه در مرکز استان) است که در چند دهه مشکلات و معضلات متعددی را آفریده است؛ تصور کنید در مواردی که به پشتوانه مصوبه‌های قانونی، تصمیم­‌گیری­‌های اجرایی نیازمند تائید یا اتخاذ بالاترین مقام کشوری یک دستگاه است، حجم زیادی از امور معطل می­‌ماند و خسارات مادی و معنوی فراوان و هزینه­‌های زیادی به باور می­‌آورد؛ هزینه­‌هایی برای رفت‌وآمد مدیران محلی به مرکز، اتلاف انرژی و ...؛ حال اگر موردی اورژانسی و نیازمند اقدام فوری بیش آید، این اتلاف‌وقت زیان بارتر نیز خواهد شد.
از این گذشته، چرخ اموری که معطل دستور مرکز است، معطل می­‌ماند و ضمن استهلاک سرمایه­‌ها و کندی بیشتر امور اداری، گاه سبب از دست­‌رفتن فرصت طلایی اقدام و افزایش نارضایتی ارباب رجوع و عموم مردم و مانور بیشتر رسانه‌های معاند نیز خواهد شد.

این معضلات قدیمی اگرچه نیازمند اصلاحات ساختاری پایه در نظام اداری و تقسیمات کشوری است اما در بخشنامه جدید سازمان اداری و استخدامی، با استفاده از ظرفیت پست جانشین در استان‌ها، تاحدی کاهش یافته است؛ به این صورت که در تبصره مندرج در بخشنامه آمده: «در صورت ضرورت و با رعایت بند (ج) ماده (۲۹) قانون مدیریت خدمات کشوری، به‌منظور هماهنگی امور مدیریتی توسط بالاترین مقام واحدهای استانی دستگاه‌های اجرایی وابسته به یک وزارتخانه، استفاده از واژه «جانشین» برای این فرد در استان از طریق ابلاغ مقام وزیر بلامانع است».
لازم به یادآوری است که در این ماده ۲۹، دستگاه­‌های اجرائی مکلف شده­‌اند سازماندهی، طراحی و تنظیم تشکیلات خود را متناسب با ویژگی­‌های مربوط در چارچوب الگوها، ضوابط و شاخص­‌هایی خاص انجام دهند؛ از جمله در مورد مصرح در بند ج که ذکر شده: «به منظور کوتاه­ نمودن مراحل انجام کار و سلسله مراتب اداری، سطوح عمومی مدیریتی در دستگاه‌های اجرای ملی و استانی با احتساب بالاترین مقام اجرائی در هر واحد سازمانی» تعریف می­‌شود.

به­­ هرحال بخشنامه جدید دولت، گام مهمی در راستای افزایش کارآمدی و بهینه­‌سازی خدمات دولتی محسوب می­‌شود و آثار و برکات آن به­ زودی آشکار خواهد شد. امید که سایر دستگاه­‌ها و قوای کشور نیز این رویه را در پیش­گیرند تا ضمن افزایش رضایت­مندی عمومی، بهره‌وری امور کشور بیشتر شود.