کتاب تفویض اختیار به قلم جان وارنر، ایده‌ها، ابزار و متدهایی به شما ارائه می‌دهد تا به کمک آن‌ها عمل واگذاری اختیارات خود به دیگران را بهتر انجام دهید.

اگر شما زمان کافی، انرژی و توانایی لازم را داشتید احتمالاً می‌توانستید کارهایتان را خودتان انجام دهید. در چنین شرایطی نیازی به کار تیمی و تقسیم بار کاری نبود و به طور یقین ضرورتی هم برای واگذاری کار به دیگری وجود نداشت.

با وجود اینکه مدیران اکثراً دچار کمبود وقت هستند و بار کاری زیادی بر دوش آن‌هاست و عموماً دانش و تجربه کافی برای انجام درست وظایف خود ندارند لذا سپردن کار به سایر افراد یک وسیله ضروری در جعبه ابزار مدیران محسوب می‌شود و اگر به درستی صورت گیرد یکی از بهترین ابزارها خواهد بود.

حداقل در ظاهر به نظر می‌رسد که واگذاری کار یا یک پروژه به دیگران ساده است. شما به راحتی یک وظیفه‌ای را به یک شخص یا تیم مشخصی محول می‌نمایید، بر روی بعضی از سیستم‌های سنجش و نقاط عطف برای کنترل توافق می‌کنید، بر روی پیشرفت کار نظارت دارید و سرانجام اینکه بعد از پایان کار بازخورد‌هایی را به افراد نشان می‌دهید. هرچند روشی که شما با افراد در هر کدام از این چهار مرحله دست و پنجه نرم می‌کنید تقریباً متفاوت است. همچنین تفاوت زیادی بین واگذاری اختیار خوب و بد وجود دارد.

واگذاری اختیار خوب باعث صرفه‌جویی در وقت واگذار کننده می‌شود، پیشرفت افرادی که کار به آن‌ها واگذار شده است را به همراه دارد، کمک به ایجاد مهارت‌ها (یا حتی آماده کردن یک جانشین) می‌کند و انگیزه به وجود می‌آورد و واگذاری اختیار بد باعث سرگشتگی واگذار کننده می‌شود و به‌ نوعی انگیزه افراد دیگر را از بین می‌برد و مانع رسیدن به اهداف و انجام کار می‌گردد.

واگذاری اختیار یک مهارت مدیریتی است که جا برای استفاده بیشتر از آن وجود دارد. اگر برای بالا‌ بردن این توانایی در خود وقت بگذارید بعدا نتیجه آن را خواهید دید.

جان وارنر (John Warner) در کتاب تفویض اختیار (The delegation pocketbook‬) با ارائه پرسش‌های زیر به شما نشان می‌دهد که آیا شما احتیاج دارید تفویض اختیار کنید یا خیر؟

- آیا به دیگران برای انجام درست کار اطمینان ندارید؟
- آیا شما کشمکش می‌کنید که کارها را در موعد مقرر انجام دهید؟
- آیا شما احساس می‌کنید که با حجم کاری که دارید خسته و بی‌رمق می‌شوید؟
- آیا دقت زیادی روی کاری می‌گذارید چون می‌خواهید که بر آن کنترل داشته باشید؟
- آیا شما ساعت‌های بیشتر از آن چیزی که برای یک کار لازم است صرف آن می‌کنید؟
- آیا شما خود را به یک پروژه می‌بندید و به سختی کار می‌کنید تا آن را به اتمام برسانید؟
- آیا احساس می‌کنید که به جای پرداختن به قسمت‌های مهم کار خود را درگیر جزئیات می‌کنید؟
- آیا شما عموماً برای انجام کار‌هایی برای دیگران که خود قادر به انجام آن‌ها هستند وقت می‌گذارید؟

اگر شما به سه یا تعداد بیشتری از سوالات بالا جواب مثبت داده‌اید، این آمادگی را دارید که کار بیشتری را به دیگران محول کنید. اگر به هفت یا تعداد بیشتری از سوالات جواب مثبت داده‌اید، این کتاب ایده‌های خوبی برای شما دارد.

در بخشی از کتاب تفویض اختیار می‌خوانیم:

افراد درگیر روزمرگی شده‌اند. بعضی از افراد از این وضع راضی هستند اما تعداد زیادی این وضع را دوست ندارند و می‌خواهند فرصتی برای انجام چیزهای جدید داشته باشند. آن‌ها کسانی هستند که باعث بالاتر رفتن انگیزه، انرژی، اشتیاق و تمرکز در کار می‌شوند و توانایی ایجاد دیدگاه‌های جدید و روش‌های جدید برای حل مشکلات را دارند. واگذاری به تمام موارد بالا فرصت بروز می‌دهد که برای عملکرد کلی سازمان مفید است.

البته انجام کارهای واگذار شده برای افراد منافع زیادی دارد. برای این افراد کسب مهارت‌های جدید و کار کردن در یک محیط جدید باعث به روز شدن آن‌ها می‌شود، چند مهارتی می‌شوند و دید آن‌ها درباره کار سازمان گسترش می‌یابد. روابط حرفه‌ای جدید، شبکه روابط آن‌ها را گسترده‌تر می‌کند و می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا از پس مسائل ناخواسته برآیند.

یافتن روش‌هایی برای انگیزه‌گرفتن و قوی‌تر شدن واگذاری، حس قدرت و انگیزه افراد را بالا می‌برد. موارد زیر به عنوان شش فاکتور مهم در نظر گرفته می‌شوند:

- گوناگونی مهارت‌ها- انواع کارهایی که یک فرد انجام می‌دهد، مهارت‌ها و استعدادهای آن‌ها را افزایش می‌دهد.
- هویت کار- میزانی از کل یک کار که یک فرد انجام می‌دهد نه فقط یک جنبه تخصصی از کار.
- اهمیت کار- میزانی که یک فرد در کل سیستم تاثیر می‌گذارد و ملموس بودن آن از طرف دیگران مهم است.

فهرست مطالب
مقدمه
درک واگذاری اختیار
تعریف تفویض اختیار (واگذاری اختیار)
رسمی یا غیر رسمی؟
دیدگاه فرد درباره‌ی آن
موانع برای واگذاری اختیار به صورت موثر
روند واگذاری اختیار
5 مرحله متوالی
1- تعیین کار و یا پروژه
تعیین کار مناسب برای واگذاری
2- تعیین شخص مناسب
3- خلاصه کردن و تنظیم اهداف
4- حمایت از افرادی که کار را به آن‌ها واگذار می‌کنیم
5- قدردانی از تلاش‌ها
مطالعه موردی (چالش‌های جنیفر)
مهارت‌های ارتباط برقرار کردن و خلاصه کردن
برنامه‌ی قدم به قدم
شیوه‌های خلاصه کردن
مکالمه روشن
شیوه‌های واگذاری
پرسش‌نامه
درک از شیوه خودتان
اهداف، نتایج و سیستم‌های کنترل
سنجش پیشرفت کار
اهداف متناسب با مقاصد
اهداف هوشمند و هوشمندانه‌تر
کاهش ریسک
واکننش به مشکلات
سیستم‌های کنترل
در دست داشتن مسئولیت
حمایت و مربی‌گری
مربی‌گری از طریق تفویض اختیار
استراتژی‌های مستقیم و غیرمستقیم
قدردانی از دیگران
درس گرفتن از تجربیات
جستجو برای پتانسیل‌های موجود
روش‌های انگیزه دادن
یک روش برای ایجاد پیشرفت
فرصتی برای یادگیری
حوزه‌هایی نامناسب برای واگذاری
درخواست برای بازخورد گرفتن از دیگران
پیشروی و پیشرفت
تمرین معجزه می‌کند
بایدها و نبایدها در واگذاری
منشوری برای واگذاری
جمله آخر