دیمون زاهاریادس در کتاب فرمول برنامه‌ریزی: راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری، به شما نشان می‌دهد که چگونه کارهایتان را مدیریت کنید و برنامه‌هایی بنویسید که کمک کنند مهم‌ترین کارتان را به انجام برسانید. این تک مهارت منجر خواهد شد تا بیشتر استرس‌تان از بین برود.

میلیون‌ها نفر از برنامه‌هایی استفاده می‌کنند که منجر به ناکامی‌شان می‌شود. آن‌ها هرچقدر هم که سخت‌کوش باشند، در پایان هر روز، فهرست بلند بالایی از کارها و وظایف ناتمام برایشان باقی می‌ماند.

احتمالا بر حسب تجربه با این موضوع برخورد کرده باشید. اگر شما هم مانند بیشتر مردم برنامه‌ریزی می‌کنید، برنامه‌هایتان مطمئنا کار خود را به درستی انجام نمی‌دهند. در نتیجه روحیه خود را از دست داده و عصبی می‌شوید. خبر خوب این است که راه‌حل ساده‌ای وجود دارد: به کارگیری رویکردی که به طور منحصر به فردی برای کمک به ساماندهی، مدیریت، و انجام به موقع تمام کارها و مسؤلیت‌هایتان، طراحی شده است.

کتاب فرمول برنامه‌ریزی (To do list formula) از پرفروش‌ترین کتاب‌های آمازون در حوزه مدیریت زمان و استرس، تنها راهنمای مورد نیازتان جهت ایجاد یک سیستم مدیریت وظیفه‌ی شخصی مؤثر است.

در کتاب فرمول برنامه‌ریزی، می‌خوانید: (To do list formula)

- 8 دلیل اینکه چرا در انجام فهرست کارهای روزانه‌ی خود شکست می‌خورید.
- 10 مورد از مشهورترین سیستم‌های برنامه‌ریزی (و نقاط ضعف آن‌ها).
- آموزش قدم به قدم ایجاد یک برنامه‌ی کامل.
- چگونگی حفظ سیستم برنامه‌ریزی خود.
- نقاط قوت و نقاط ضعف برنامه‌های کاغذی و آنلاین.
- طرز کار فهرست‌های برنامه‌ریزی و تقویم‌ها در کنار هم.

فهرست کارها یکی از ساده‌ترین سیستم‌های مدیریت وظیفه روزانه‌ای است که امروزه مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این حال همچنان میلیون‌ها نفر را ناامید می‌کند. شاید شما هم یکی از آن‌ها باشید.

اولا، این مسئله تقصیر شما نیست. افراد معدودی آموزش اصولی برای نحوه ایجاد فهرست‌های موثر دریافت می‌کنند. به ندرت این مهارت در مدرسه آموزش داده می‌شود. و زمانی که اکثر ما وارد محل کار می‌شویم، رویکردی ضعیف و نامؤثر را برای به انجام رساندن وظایف به کار می‌گیریم.

ثانیا، بدون آموزش اصولی، احتمالا شما از شیوه‌ی مدیریت وظیفه‌ای استفاده می‌کنید که توانایی‌تان در انجام کارها را از بین می‌برد. دیمون زاهاریادس (Damon Zahariades) به آن «پارادوکس بازدهی» می‌گوید.

بدون یک استراتژی اصولی برای مدیریت کارها، روزهایمان به شدت از کنترل خارج می‌شوند. همانطور که کارهای با اولویت بالا از سررسیدشان می‌گذرند، میزان استرس‌مان فوق‌العاده افزایش می‌یابد. در همین حال، جریان ثابتی از وظایف جدید از راه رسیده و خواستار توجه ما می‌شوند. با رشد فهرست کارهایمان و عبور آن از نقطه‌ای که پیش‌بینی می‌کردیم همه چیز را به انجام برسانیم، کم کم درچار سردرگمی می‌شویم.

فرمول برنامه‌ریزی، کتاب کوتاهی است که طراحی شده تا به شما کمک کند در سریع‌ترین زمان ممکن شروع به کار کنید. این موضوع مهمی است. شما این کتاب را می‌خوانید چون احساس می‌کنید زیر کوهی از کارها، پروژه‌ها، و مسئولیت‌ها گیر افتاده، و دفن شده‌اید. سیستمی که قرار است نویسنده برای شما طرح کند، به شما نشان می‌دهد چگونه دوباره کنترل روز کاریتان را به دست گرفته و از دیگران جلو بزنید.

این راهنمای عملی برای سرسری گرفتن و کنار گذاشته شدن نوشته نشده است. بلکه برای خوانده شدن و به کارگیری است. خبر خوب این است که مطالب به نحوی نوشته و سازماندهی شدند که به سرعت قابل مطالعه باشند. همچنین می‌توانید فقط بخش‌هایی را که احساس می‌کنید برای شما اهمیت دارند جهت مطالعه انتخاب کنید.

در بخشی از کتاب فرمول برنامه‌ریزی می‌خوانید:

جذاب نیست ولی تعداد زیادی از مردم روی کارایی آن قسم می‌خورند‌. واقعیت این است که ایجاد فهرست کارهایتان بر روی کاغذ نقاط مثبت زیادی به همراد دارد.

اول، چیزی در نوشتن یک وظیفه وجود دارد که آن را در ذهن‌مان حک می‌کند. با این کار احتمال بیشتری وجود دارد که آن را به خاطر بسپاریم. همچنین بیشتر تمایل به انجام دادن آن داریم. تایپ کردن کلمه‌ها بر روی لپ‌تاپ یا تلفن‌تان چنین تاثیری ندارد.

این موضوع یکی از دلایلی است که چرا توصیه کردم هدف‌های خود را بنویسید (در بخش چطور از یک سیستم کارآمد نگهداری کنیم).

دوم، دفترچه یادداشت با روش ترجیحی شما در نوشتن کاملا سازگاری پیدا خواهد کرد. این برای سازماندهی خطی، یعنی قالبی که برای یک فهرست کارهای عادی استفاده می‌شود، بسیار خوب می‌باشد. همچنین می‌تواند برای نقشه‌کشی ذهنی و شیوه‌های یادداشت‌برداری دیگر هم به کار گرفته شود.

سوم، می‌توانید از سروکله زدن با یک نرم‌افزار جدید هم اجتناب کنید‌. احتمال دارد که اکنون هم از تعدادی اپلیکیشن در طول روز استفاده می‌کنید، از پردازشگر‌های کلمه گرفته تا فایل‌های نمودار‌ها و جداول. هر کدام از آن‌ها پتانسیل خراب شدن، یا از بین بردن جریان کاری و حرکت شما را دارند.

این نیمه‌ی تاریک وابستگی به نرم‌افزار است.
همچنین، استفاده از اپلیکیشن‌های بر پایه‌ی رایانش ابری دسترسی همه روزه و همه ساعته را تضمین نمی‌کنند. چه اتفاقی می‌افتد اگر سرور‌ها از کار بیافتند و یا حک شوند، یا به لپ‌تاپ یا موبایل خود دسترسی نداشته باشید؟

فهرست مطالب
پیشگفتار
چه چیزی باید دستاورد برنامه‌هایتان باشد؟
پارادوکس بازدهی: چگونه برنامه‌هایتان مانع موفقیت شما می‌شوند
بخش اول: چرا فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده‌ی خود را به پایان نمی‌رسانید؟
دلیل 1: هدف برنامه‌ها را اشتباه متوجه شدید
دلیل 2: در تعیین سررسیدها بی‌توجهی می‌کنید
دلیل 3: برنامه‌های شما خیلی طولانی‌اند
دلیل 4: برنامه‌هایتان تنوع بیش از اندازه‌ای دارند
دلیل 5: به خودتان گزینه‌های خیلی زیادی می‌دهید
دلیل 6: در اضافه کردن مفهوم برای هر کار بی‌توجهی می‌کنید
دلیل 7: وظایف‌تان خیلی کلی تعریف شده‌اند
دلیل 8: وظایف‌تان به اهداف مشخصی وصل نشده‌اند
برآورد کارایی برنامه‌ی شما: یک خودارزیابی
چگونه هیجانات منفی بازدهی شما را تضعیف می‌کنند
بخش دوم: ده مورد از مشهورترین سیستم‌های برنامه‌ریزی
1) فهرست فراگیر و کلی
2) فهرست «وظیفه + تاریخ شروع + سررسید»
3) فهرست دوگانه‌ی کارها: فهرست اصلی کارها + فهرست روزانه‌ی کارها
4) استراتژی «2+3»
5) قانون 5-3-1
6) سیستم پروژه محور
7) رویکرد 3-MIT
8) روش کان بان
9) سیستم ماتریس
10) به انجام رساندن کارها (GTD)
به انجام رساندن کارها: آیا مؤثر است؟
بخش سوم: چگونه برنامه‌ای کامل ایجاد کنیم؟
قدم 1: وظایف فعلی را از وظایف آینده جدا کنید
قدم 2: وظایف را با نتایج مورد علاقه تعریف کنید
قدم 3: پروژه‌ها را به وظایف جداگانه تجزیه کنید
قدم 4: برای هر وظیفه یک سررسید تعیین کنید
قدم 5: تعداد وظایف فعلی را به هفت عدد محدود کنید
قدم 6: وظایف را طبق پروژه، نوع، یا موقعیت سازماندهی کنید
قدم 7: فهرست‌تان را از وظایف غیرضروری هرس کنید
قدم 8: مقدار زمان مورد نیاز هر وظیفه را برآورد کنید
قدم 9: هر وظیفه را با یک فعل معلوم مشخص کنید
قدم 10: دقت کنید که کدام وظایف نیاز به داده‌هایی از طرف دیگران دارند
بخش چهارم: چگونه از یک سیستم برنامه‌ریزی با کارکرد درست نگهداری کنید؟
توصیه 1: یک فهرست دسته‌بندی شده‌ی «کارهای کوچک» نگه دارید
توصیه 2: مراقب احساس سردرگمی باشید
توصیه 3: فهرست‌هایتان را طبق مفاد تعریف کنید
توصیه 4: انجام مرورهای هفتگی
توصیه 5: فهرست اهداف‌تان را بروزرسانی کنید
توصیه 6: بیش از حد درگیر روش‌شناسی نشوید
توصیه 7: سیستمی را بسازید و دنبال کنید که برای شما کار می‌کند
توصیه 8: ثبات داشته باشید
اگر از واگن افتادید چه کار کنید؟
بخش پنجم: آنلاین یا آفلاین: کجا باید برنامه‌های خود را ایجاد کنید؟
دلایل بکارگیری قلم و کاغذ
دلایل آنلاین نگهداشتن برنامه‌هایتان
چگونه تقویم خود را با فهرست کارهایتان همگام کنید
«فهرست کارهای انجام شده» چیست (و آیا به آن نیاز دارید)؟
چگونه یک «فهرست کارهای انجام شده» ایجاد کنید؟
سخنان آخر درباره‌ی ایجاد برنامه‌های مؤثر