کتاب دستنامه پایگاه‌های اطلاعاتی، به بررسی آشنایی با مفاهیم کلیدی مرتبط با پایگاه‌های اطلاعاتی، نحوه تولید و مدیریت آن‌ها و همچنین آشنایی با فنون جستجو، معرفی مهم‌ترین پایگاه‌های اطلاعاتی ایران و جهان و نحوه جستجو در آن‌ها می‌پردازد.

از مهم‌ترین پدیده‌های چند دهه اخیر در صنعت اطلاعات، پیدایش و محبوبیت پایگاه‌های اطلاعاتی پیوسته است که دورنمای سرعت و دقت در جستجو و بازیابی اطلاعات را دگرگون کرد. در واقع می‌توان گفت پایگاه‌های اطلاعاتی پیوسته، رکن اساسی چیزی است که ما امروز به‌ عنوان صنعت اطلاعات و اطلاع‌رسانی می‌شناسیم.

اطلاعات، عنصری است که تولید، انتشار، توزیع و دسترسی به آن همیشه برای بشر اهمیت داشته است. نیازهای مختلف اطلاعاتی، ضرورت برقراری ارتباط میان جوامع و ابداعات گوناگون، اهمیت اطلاعات را بیشتر و بیشتر کرده است؛ تا جایی که بشر وارد دوره‌ای شد که آن را عصر اطلاعات می‌نامند. در چنین عصری، اطلاعات، دانش و آموزش مهارت‌های اطلاعاتی، محورهای اصلی پیشرفت هر جامعه خواهد بود. شناسایی، جستجو و دسترسی به اطلاعات در جوامع دانش‌ بنیاد بسیار اهمیت دارد. اما محدودیت‌ها و مشکلات مختلف سبب شده است تا تامین نیازهای اطلاعاتی انسان‌ها با دشواری‌های زیادی هم مواجه باشد. امروزه با حجم شگفت‌آور تولید اطلاعات مواجه هستیم که از آن با عنوان انفجار اطلاعات یاد می‌کنند.

در قرن حاضر، اطلاعات به طور فزاینده‌ای از طریق ارتباطات الکترونیکی انتقال می‌یابد. اکنون، فقط متن نیست که ذخیره و بازیابی می‌شود بلکه تصویر، گرافیک و اطلاعات صوتی را نیز می‌توان ذخیره و منتقل کرد. پایگاه‌های اطلاعاتی از جمله منابعی است که نقش مهمی در این زمینه دارد. این پایگاه‌ها در وقت کاربران صرفه‌جویی کرده و به آن‌ها کمک می‌کند تا در کم‌ترین زمان، بیش‌ترین اطلاعات را شناسایی و بازیابی کنند.

دانشنامه کتابداری و اطلاع‌رسانی پایگاه اطلاعاتی را چنین تعریف کرده است: "اطلاعاتی که به صورت یک فایل رایانه‌ای ذخیره شده است و از راه دور یا نزدیک، به‌وسیله رایانه‌ها و ارتباط‌های الکترونیکی قابل دسترسی است. پایگاه اطلاعاتی می‌تواند حتی به‌صورت چاپی باشد." فرهنگ فشرده علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی آن را "مجموعه‌ای نظام‌مند و سازمان‌ یافته از داده‌ها که برنامه‌های رایانه‌ای متعددی می‌توانند اطلاعات آن را پردازش کنند." تعریف کرده است.

گروهی از افراد بر این باورند که خود پایگاه‌های اطلاعاتی، توضیحات و راهنمایی‌های لازم را برای آشنایی و جستجوی کاربران فراهم کرده‌اند. بنابراین دیگر نیازی به توضیح بیشتر نیست. با این نظر که پایگاه‌ها، اطلاعات مفیدی برای کاربران فراهم کرده‌اند مخالفتی نیست، ولی آموزش نظام‌مند گروه خاصی از کاربران که کتابداران و متخصصان اطلاع‌رسانی باشند چیزی فراتر از شرح‌های فراهم شده در خود پایگاه‌ها را طلب می‌کند.

لزوم آشنایی با نظام مدیریت پایگاه داده که در آن ساختار پایگاه داده، نحوه ساخت و تشکیل فایل‌ها و ارتباط دادن آن‌ها مورد بحث قرار می‌گیرد، در دسترس قرار دادن پایگاه‌های داده‌ها از طریق شبکه‌های رایانه‌ای و ویژگی شبکه‌های مذکور، آشنایی با انواع پایگاه‌های اطلاعاتی و نحوه جستجو در آن‌ها، به کتابی مستقل نیاز دارد. محتوای این کتاب می‌تواند برای کتابداران، متخصصان اطلاع‌رسانی و سایر کاربران پایگاه‌های اطلاعاتی مفید باشد.

بررسی تاریخچه تولید پایگاه‌های اطلاعاتی، نشانگر تغییرات سریع و دائمی در جنبه‌های متعدد آن‌هاست. از یک طرف، بسیاری از پایگاه‌ها و داده‌ها در هم ادغام می‌شوند و پایگاهی حاوی میلیاردها رکورد شکل می‌گیرد. به عبارت دیگر، پدیده یکپارچگی داده‌ها و پایگاه‌ها و حتی شرکت‌های اطلاعاتی رخ داده است. از طرف دیگر، از دل این پایگاه‌های بزرگ، پایگاه‌های موضوعی بسیار تخصصی تولید می‌شود. این پدیده تا حدی گسترش یافته است که امروزه بیشتر شرکت‌های بزرگ اطلاعاتی، پایگاه‌هایی را تولید می‌کنند که فقط بر اساس نیاز یک دانشگاه یا موسسه‌ای خاص و اصطلاحا "سفارشی" است.

چنین تناقض و تحول و تغییری در تولید و عرضه پایگاه‌های اطلاعاتی سبب شده است تا دسته‌بندی پایگاه‌های اطلاعاتی دشوار شود. برای مثال یک پایگاه را می‌توان در گروه منابع کتاب‌شناختی قرار داد و همین پایگاه بر اساس منطقی دیگر در گروه نمایه‌نامه‌ها و چکیده‌نامه‌ها هم قرار می‌گیرد. امکان دسترسی همزمان به متن کامل رکوردهای کتاب‌شناختی سبب شده است تا در زیرمجموعه دیگری هم قرار گیرد. ادغام پایگاه‌ها، دسته‌بندی موضوعی را نیز دشوار کرده‌ است. همچنین، توزیع الکترونیکی و تحت وب سبب شده است تا یک پایگاه همزمان از طریق چندین ناشر و کارگزار عرضه شود و ده‌ها ویژگی و اتفاق دیگر که همگی سبب شده است تا دسته‌بندی پایگاه‌ها مشکل‌ساز شود.

سیاست دسته‌بندی پایگاه‌ها در این کتاب این بوده است که تا حد ممکن تکرار در معرفی منابع صورت نگیرد. به همین دلیل، سعی شده است با مطرح شدن یک پایگاه چند وجهی در بخشی خاص، تمامی جنبه‌های دیگر آن نیز در همان قسمت توصیف شود. بر همین اساس ممکن است در مواردی، حضور برخی از پایگاه‌ها در فصلی خاص، تامل‌برانگیز باشد.

در بخشی از کتاب دستنامه پایگاه‌های اطلاعاتی (handbook of databases) می‌خوانیم:

بازیابی و روزآمدسازی دو نوع عملیاتی است که بر روی فایل‌ها و رکوردهای آن انجام می‌شود. عمل بازیابی هیج نوع داده‌ای را در فایل تغییر نمی‌دهد بلکه به یافتن رکوردها می‌پردازد تا ارزش فیلدهای آن‌ها مورد بررسی و آماده‌سازی قرار گیرد. روزآمدسازی به تغییر فایل‌ها منتهی می‌شود، بدین‌ خاطر که رکوردهایی به آن‌ها اضافه یا حذف می‌شود یا مقدار ارزش فیلدهای آن‌ها تغییر داده می‌شود. برای هر کدام از عملیات مذکور باید به انتخاب رکوردهای مورد نظر بر اساس فرامین داده شده پرداخت.

زمانی که چندین رکورد با شاخص‌های بازیابی قابل تطبیق باشد، نخستین رکورد با توجه به ترتیب فیزیکی فایل مکان‌یابی شده و به‌ عنوان رکورد جاری در نظر گرفته می‌شود. جستجو‌های بعدی از این رکورد شروع می‌شود و به مکان‌یابی رکوردهایی در فایل می‌پردازد که با شاخص‌های بازیابی مطابقت داشته باشد. عملیات واقعی برای مکان‌یابی و دسترسی به رکوردهای موجود در فایل‌ها از نظامی به نظام دیگر متفاوت است. برنامه‌های نرم‌افزاری نظام مدیریت پایگاه داده برای دسترسی به رکوردهای فایل از فرامین زیر استفاده می‌کنند:

OPEN (باز کردن): فایل را برای نوشتن و خواندن آماده می‌کند. همچنین حافظه موقت متناسب با فایل را برای جای دادن فایل در آن فضا فراهم می‌کند و نشانگر را برای اجرای عملیات در ابتدای فایل قرار می‌دهد.

فهرست مطالب
مقدمه
فصل 1: نظام مدیریت پایگاه‌ داده‌ها
فصل 2: طراحی پایگاه‌داده
فصل 3؛ ذخیره رکوردها و ساختار فایل
فصل 4: سازمان فایل
فصل 5: اس. کیو. ال. و خدمت‌رسان اس. کیو. ال
فصل 6: طراحی پایگاه اطلاعاتی با برنامه اَکسِس
فصل 7: شبکه‌های ارتباطی و خدمات آن‌ها
فصل 8: مهارت‌های جستجو
فصل 9: سازمان‌های اطلاع‌رسانی؛ پایگاه‌ها و خدمات
فصل 10: پایگاه‌های اطلاعاتی کتاب‌شناختی (نمایه‌نامه‌ها و چکیده‌نامه‌ها)
فصل 11: پایگاه‌های الکترونیکی کتاب‌شناختی و تمام متن جامع
فصل 12: پایگاه‌های اطلاعاتی تخصصی
فصل 13: پایگاه‌ها و نرم‌افزارهای مذهبی
فصل 14: پایگاه‌های اطلاعاتی مجلات فارسی
فصل 15: پایگاه‌های ثبت اختراعات
فصل 16: اشتراک منابع و دسترسی آزاد
نمایه